家族葬の職場への連絡・会社の対応マナー

家族葬の職場への連絡・会社の対応マナー

「大切な家族が亡くなり、家族葬をあげたいけれど、どのように会社に連絡をすれば良いのだろう…」と悩む方も多くいます。実際に、家族葬を行う旨を伝える際には注意しなければいけないポイントもあるのです。どのような点に注意を払わなければいけないのでしょうか?

ここでは、家族葬を行うことを会社に連絡する際のマナーについて分かりやすく解説します。この記事を読めば、安心して会社に連絡を入れられるようになるでしょう。ぜひ、参考にしてみてください。

家族葬を行うことを職場に連絡する際のマナー

家族葬を行うことを会社に連絡する際にもマナーがあるため、失礼に当たらないようにしっかりとマナーを把握しておきましょう。

直属の上司に訃報の連絡を入れる

忌引きで会社を休む場合は、自分自身で直属の上司に連絡をしなくてはいけません。上司が外出中でも、同僚に伝言を頼むのではなく、電話を使って伝えるようにしましょう。

直属の上司に訃報の連絡を入れる場合は、自分の言葉で伝えなければいけません。しかし、電話で話した内容を完全に覚えてもらえるとは限らないため、メールでも内容を伝えておきましょう。

総務部や人事部に報告する

通常は、上司から総務部や人事部などの所定の部署に連絡がいくものですが、もしそのようなことがなければ、必要に応じて自分自身で連絡します。会社によっては、葬儀の案内や亡くなった方の死亡診断書の写しなどの書類の提出が必要になる場合もあるため、必ず確認しておきましょう。

仕事で密接に関わる人にも報告する

家族葬を執り行う際は、進行中の業務の処理関係などで同僚やプロジェクト仲間に迷惑をかけることになるかもしれません。身内の不幸は突然訪れるものなので、やむを得ない理由かもしれませんが、きちんと引継ぎをお願いしておきましょう。

引継ぎは直接行うのがベストですが、時間が間に合わない場合は電話やメールで確認しておき、緊急の連絡先も伝えておくとトラブル時も安心です。ただ、連絡はしにくい為、連絡しなくても済むように引き継ぎを済ませておくことが重要です。

家族葬を行う場合に会社に伝える内容

身内が突然亡くなったときに、上司や同僚、取引先に迷惑がかるため、きちんと葬儀に関しての報告をしなければいけません。しかし、「どのように報告すれば良いのだろう…」と悩む方も多いです。そのため、家族葬を行う場合に会社に伝える内容を把握しておきましょう。

故人との関係性

故人との続柄によって取得できる休暇の日数が変わります。親とか子などの近い間柄である場合は、心労や対処しなければいけないことが多いため休暇は長くなり、血縁の遠い親族であれば短めの休暇になります。

葬儀の形式が家族葬であること

葬儀の形式が家族葬であることを伝えなければ、会社側は一般葬だと思い込んでしまい、葬儀に参列に来てしまいます。そのため、家族葬で行うことを必ず伝えなければいけません。

忌引き休暇の期間

一般的な忌引き休暇よりも長い期間休みたい場合は、有給休暇と組み合わせることもできるため、どれぐらいの期間休むのかを事前に会社側に伝えておきます。もし、定められた忌引き休暇の期間より短めで終わりそうであれば、ゆっくり過ごすのではなくて、切り上げて仕事に戻るのが一般的なマナーです。

緊急連絡先

自分が葬儀の喪主を務める場合は、約10日間休むことになるでしょう。会社を長期間休むことになるため、職場の人に迷惑をかけないためにも緊急連絡先を伝えておきます。

香典の扱い

家族で故人と最期の別れをゆっくり過ごせる家族葬を選んだため、香典・供花・供物などに関しても、故人の遺志によって辞退することを伝えてください。「故人の生前の希望により家族葬を行います。つきましては参列、香典は遠慮致します」と香典を断ること自体は失礼になりません。

家族が亡くなったことを連絡した場合、香典辞退を伝え忘れてしまうと「せめて気持ちだけでも」と香典を送ってくれるかもしれません。このような場合は、相手の気持ちを快く受け取り、後日お返しの品を送ります。

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家族葬を行うことを会社に伝える文例

身内が亡くなったとき、葬儀に参列するために会社を休む場合は、直属の上司に連絡をしなければいけません。直属の上司への報告後に総務部に連絡する流れとなります。実際にどのように伝えれば良いのか文例をご紹介します。

電話の場合

×月×に祖母が亡くなりました。
×月×日がお通夜で×月×日が葬儀ですので、申し訳ありませんが忌引きさせてください。
また、故人の遺志によって葬儀の形式は家族葬で行います。

メールの場合

件名:訃報

広島県に住む病気療養中であった祖母が×月×日に逝去致しました。
生前のご厚誼を深謝し、お知らせ申し上げます。
つきましては、通夜・葬儀に参列したく、忌引き休暇を取得したいので以下をお知らせします。

通夜:2019年×月×日
告別式:2019年×月×月
式場:××斎場 ××県×郡×町1-2-3
電話:000 (00) 0000

なお、通夜及び告別式は親しい者のみの家族葬で行います。
故人の遺志により、ご会葬およびご厚志につきましても、お控えいただきますようお願い申し上げます。

山田太郎
(000 (00) 0000)
何かありましたら、こちらまでお願いします。

家族葬を行うことを会社に伝えた後の対応

家族葬を行うことを会社に伝えた際に、気持ちを汲んでくれて香典を送ってくれることもあるでしょう。このような場合の対応方法も身に付けておくことが大切です。

慶弔見舞金を受け取った場合

慶弔見舞金とは、お葬式などの不幸に対して、企業が支給する手当のことです。慶弔見舞金が支給されるかどうかは会社によって異なるため、就業規則を確認しておきましょう。

慶弔見舞金の申請は、直属の上司の承認を得て、総務部門に申請します。本人の所属部署・氏名・入社年月日などを記載して、申請する慶弔金の種別(慶弔見舞金)、支給事由、その事実の発生年月日を記載して申請する形が多いです。

このような慶弔見舞金を受け取った場合は、福利厚生なのでお礼をしなくても問題はありません。

会社名義の香典を受け取った場合

会社名義の香典を受け取った場合は、慶弔見舞金として会社の福利厚生費としてお金が出ている可能性があります。そのため、会社名義の香典であれば、お返しをする必要はありません。「本当にお返しをしなくても良いのかな?」と少しでも不安に感じる方は、総務部の担当者に確認してみると安心できるでしょう。

個人名義の香典を受け取った場合

社長や上司、同僚の個人名義の香典を頂く機会もあります。このような場合は、会社の経費ではなくて個人の財布からのお金になるため、お返しをしなければいけません。

社員の家族葬に対する会社の対応

会社側は、従業員の身内の訃報を受けたけれど「家族葬と言われたら、どのように対応すれば良いのだろうか…」と悩む方も少なくありません。しかし、今後は家族葬を選ぶ従業員は増えていくため、どのように対応すれば良いのかを覚えておきましょう。

家族葬の詳細について把握する

会社側は行わなければいけない対応は、どのような形式の葬儀かを把握することです。事実確認をシッカリと行い、社内通知の調整もしていかなければいけません。そのため、最低限確認するべきことは忘れずに確認しましょう。

故人との続柄

従業員の誰の家族葬を行うのかを明確にしましょう。故人と従業員の続柄によって、休暇日数が変わるため、確認し忘れないように注意してください。

喪主

家族葬の喪主は誰が務めるのかを確認しておきます。会社から弔電や香典を送る場合、宛名は喪主となるため、喪主が誰に当たるのかを明確にしておく必要があります。

会葬や香典辞退の有無

家族葬の場合は、故人との最後の別れの時間をゆっくり過ごしたいという目的で、香典辞退をしているケースが多いです。会葬や香典に関しては、故人や遺族の意向を尊重しなければいけないため、必ず確認しておきましょう。

社内通知の内容の調整

社員の家族葬について具体的に聞くことができたら、社内通知文を考えなければいけません。どの程度の内容を職場の人に伝えるべきなのかをシッカリと吟味します。

社内通知をする

社内通知は、従業員に知らせる目的だけではなく、社外から問い合わせがあった場合に正しい情報で対応してもらう目的があります。 平成×年×月×日 社員各位 ××部長 田中一郎

訃報

××部××課 山田太郎殿の尊母山田花子様は、ご病気のため、×月×日×時×分、熟年××歳にて永眠されました。通夜・葬儀は家族葬で執り行われますので、故人のご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。

弔意を示す

家族葬でも、お世話になった故人やご遺族の方に対して、お悔みの気持ちを伝えたいものです。そのような場合は、次のような方法で弔意を伝えます。参拝や香典辞退を希望している場合は控えましょう。

電報を打つ

電報は喪主の方の名前を宛名にして、葬儀の開始時刻までに会場に送ります。葬儀では電報の拝読がされます。自分でオリジナル文章を作る電報と、お悔み電報としての定型分の電報もあります。

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香典を渡す

葬儀に参列できなくても、香典を渡して弔意を示す方法もあります。現金を入れた香典袋を郵便局で現金書留にて喪主名義宛に送ります。郵送で送る場合は、お悔みの言葉を書いた書面を同封すると丁寧です。

供物や供花を送る

お供えの果物やお花を送る方法もあります。お花は祭壇に飾る花輪と、葬儀の会場の外に飾る大きな花輪があります。花輪は会場のスペースが必要になるため、喪主・ご遺族の方に確かめてから手配しましょう。供物や供物を送るときも、お悔みの手紙を添えるようにしましょう。

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