メールでも許される? 葬儀に参加する際の職場への連絡方法

肉親や親族などが亡くなった場合、葬儀に参加することを職場に連絡する必要があります。特に遠隔地で葬儀がある場合に忌引きで休みにしてもらうことになるため、その時の連絡方法としてどのような伝え方がいいのか、不安に思っている人も多いです。口頭で伝えるべきか、それともメールで許されるのか、そのあたりを知っておくだけでも気持ちの面で大きく違います。 また、葬儀に参列する際は、誰にそれを伝えるべきかということも大事です。メールなどで同僚に伝えておけばいいというものでもなく、直属の上司に伝言してもらうことになります。会社側も場合によっては弔電を用意し、会社を代表して葬儀に参列することもあるため、連絡はとても重要な要素です。

職場への連絡はできるだけ素早く

まず職場の忌引きに関するルールを知っておくことが大切です。親戚が亡くなった場合に3日程度認めるところ、1日だけのところ、親戚では忌引きにはならないところなど様々です。就業規則でそのあたりを確認することが先決です。その後で連絡を入れますが、亡くなった事実を知ってからすぐに職場に連絡を入れるのが基本です。急な休みとなり、同僚への影響が大きいためです。 基本的には電話で伝えることになりますが、例えば深夜や早朝となると上司に迷惑をかけます。そこでメールでいったんその事実を伝えてから電話などで伝えるやり方がおすすめです。また複数の同僚に同じようにメールをすることで、メールを見た見てないでもめることもなくなります。

訃報に関するメールの書き方

葬儀に参列したいことを連絡する際には、自分とどういう間柄の人が亡くなったか、喪主をするのか、通夜と告別式の日程などを入れていきます。口頭で伝える際にはいったんメモのような形にしておくことで、その案内がまとまって伝えられます。メールもその延長線上で捉えればよく、件名のところにどれだけの忌引き休暇が欲しいかわかるようにしておき、件名だけで不幸があったことを伝えることが必要です。 あとは亡くなったのが自分とはどういう関係の人かや葬儀に関する情報、場所、忌引き休暇中の連絡先を入れて、最後に自分の名前を入れるなどしておけば大丈夫です。シンプルで、すぐに情報が入るような形にしておけば上司の処理もしやすくなります。

訃報のメールへの返信のやり方

一方で、相手方から訃報に関する連絡が来ることもありますが、この時に心がけたいのは忌み言葉を使わないことです。またまたとか、たびたびなどの繰り返し使う言葉は死を重ねるという意味になりかねず、非常に失礼です。つい使ってしまいがちな表現だからこそ注意が必要です。これを送信しているときには相手はバタバタしている可能性もあるため、手短に、しっかりと受け取ったことと相手に対するお悔やみの言葉を書くことが求められます。 会社としてアクションを起こさないといけない場合には、葬儀前で忙しいことを考慮しながら連絡を入れて伝えるべきことを伝えます。返信する際は業務連絡として手短に伝える感覚で、お悔やみの言葉を添えるぐらいにするとスマートです。

まとめ

近年は家族葬など葬式を身内に限定するものもあり、そのあり方は大きく変わっていますが、忌引き休暇を願い出る時のマナーは昔も今もあまり変わっていません。文字に残すメリットは、言った言わないのことにならず、具体的な日数の休暇が欲しいなどの証拠を残しながらやり取りできることや、書いているうちに言うべきことをまとめられて、それを伝えられる点です。気が動転してしまい、何を言ったかわからなくなることもあるため、この方が安心です。 忌引き休暇明けの際には、丁重に今回のことで迷惑をかけたことを謝り、今までと同じような働き方をして気落ちしていないことを示すことも大事です。就業規則など見るべきものを見ておくことも必要です。

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