葬儀時の会社への連絡方法と忌引き休暇の申請の仕方

忌引き休暇は企業に勤める方が誰かが亡くなった際に、参列者や遺族として葬儀のために取る休暇のことを指します。しかし、忌引き休暇を取得する際の方法については迷うこともあります。例えば、「忌引き休暇の規定を見かけたことがない」「断りを入れるといっても・・・誰に？」と疑問に思うこともあるでしょう。

そこで、今回は忌引き休暇の連絡方法や申請方法、必要書類についてみていきましょう。

葬儀のための忌引き休暇に決まりはない

忌引き休暇は、勤めている会社の制度です。自分が遺族か参列者のどちらかになった場合、申請することができます。忌引き休暇そのものは、故人を偲び慎ましくすごすための期間のことです。ちなみに、忌中は神道、喪中は仏教で使用する言葉であり、忌引き休暇とは全く関係がありません。

忌引き休暇そのものは、会社によっては全く存在しない場合もあります。加えて、法律的な決まりではなく単純な福利厚生の一部だといえるため、勤めている限り絶対に保証される休日というわけではないことに注意が必要です。

法律は決まっていない

忌引き休暇の有無は法律決まっているものではありません。例えば、土日が休みの企業や平日休みの企業であっても、労働基準法などによって働く時間は決まっています。この場合、一週間に一度休みがあるのは、法律で休日を取ることが決定されているためです。

しかし、忌引き休暇においては法律で定められていないため、以下のような違いが発生する可能性があります。

• 転職したら忌引き休暇がなかった
• 忌引き休暇の日数が延びた
• 親が仮に亡くなった場合の規定を参照するとA社では5日、B社では10日など日数が違った

忌引き休暇は、企業の福利厚生の一部です。企業側も福利厚生の一部として忌引き休暇を提示することによって、社員に対して働きやすさをアピールすることが可能です。

加えて、忌引き休暇の細かい申請方法なども企業によって大きく異なります。例えば、口頭で伝えるだけでもいいパターンや書類が絶対に必要だというパターンもあるものの、申請する会社のルールに従わなければなりません。

会社によって日数や規定が異なる

忌引き休暇は会社によって付与される日数が異なります。細かく規定されていれば、遺族側なのか参列者側なのかによって付与する日数が異なることもあるでしょう。

多くの会社は、葬儀のスタイルなどよりも血縁関係によって付与する休日の日数を規定しています。例えば、以下のような違いが同じ会社内でもあり得るといえるでしょう。

• 祖父が亡くなったため、5日の忌引き休暇の付与
• 配偶者が亡くなったため、10日の忌引き休暇の付与
• 2親等にあたる親戚が亡くなったため、3日の忌引き休暇の付与

これらの規定は、企業によって異なります。特に転職した場合などにおいては、前職と現職の忌引き休暇の日数から大きく異なることもあるため、注意が必要です。現状では一般葬を執り行う人々が多い状況です。しかし、一日葬や直葬といった新しい葬儀の形が浸透しつつあります。

そのため、会社の規定においても、葬儀の形に合わせた忌引き休暇を付与するスタイルに変化していく可能性もゼロではありません。

全く考慮しない場合もある

企業によっては忌引き休暇が存在しない場合もあります。有給休暇などを葬儀のために使用するといった形で代用できる可能性があるものの、企業によって扱いが一定でないことは注意が必要だといえるでしょう。

加えて、福利厚生は企業体におけるメリットであるものの、経営状況によっても変わっていきます。そのため、忌引き休暇の有無や就業条件などが変わった場合にはよく確認する必要があります。

忌引き休暇で連絡する場合

忌引き休暇を連絡する場合は、突然連絡しなければならないパターンが多いといえるでしょう。その場合、上司に対して、葬儀を執り行うことなどを伝える必要があります。

例えば、会社に勤めている方の配偶者が亡くなったとします。その場合以下のような事項を確かめなければなりません。

• いつ葬儀を行うのか
• 誰に連絡するのか
• 何を伝えるのか

仮に、家族葬や直葬などであれば、会社に伝える必要がないパターンもあるものの、葬儀のスタイルなどによって伝えるかどうかを決定しましょう。また、忌引き休暇がいつから発生するのかなども会社によってなります。

連絡手段

連絡手段として、最も適しているのは、口頭で伝えることです。しかし、最近では、葬儀だけでなく、あらゆる連絡手段でSNSツールを使用する会社も増加しつつあります。どのような手段で訃報を知らせるのかは、会社の規定に従えば問題ないといえるでしょう。

しかし、会社の規定では連絡手段までは決めていないパターンがほとんどです。現状で考えられる手段は3つあります。

• 電話
• 口頭
• メールやアプリ

メールやアプリは、直属の上司などであっても、伝える方法としては最終手段だと考えてよいでしょう。訃報の知らせとともに、休暇申請を行わなければならないことから事務的な処理が必要となります。それが個人的なメールアドレスだとしたらそれは企業の問題だといえるでしょう。

しかし、休日などで会社が動いていない場合、メールやアプリ、電話などを活用する必要があります。順番としては、まずは電話で情報を伝え、次に確認の意味も込めてメールで事務処理を行う部署に送るなどの方法が考えられます。 企業内で業務を行っているタイミングで訃報を聞いたなどであれば、口頭で伝えることで失礼なく情報が伝わります。

加えて、申請の方法がわからなかったとしても、まともな環境であれば、上司が教えてくれることも多いため、心配する必要はないでしょう。

直属の上司に連絡

直属の上司には、忌引き休暇を取得する場合、直接伝えることを心掛けましょう。電話番号やアドレスを知らなかったとしても伝えることがマナーであり、葬儀後の働きやすさに大きく影響を与える可能性もゼロではないためです。訃報を受けたタイミングで上司に連絡することを意識しておきましょう。

昨今では、電話番号を知っているパターンは、少ないこともあります。その場合は、企業が動いていれば、口頭か電話、休日なら直属の上司宛か関係部署宛に忌引き休暇を取得したい旨をメールで伝えましょう

伝える内容

忌引き休暇を取得する際には、以下の情報を伝えることが一般的です。

• 亡くなった人との関係
• どのくらい休むのか
• 場合によっては葬儀のスタイルや場所、時間
• 忌引き休暇の間の業務引き継ぎ

遺族や参列者となった場合であっても、必ずしも葬儀のスタイルを伝える必要はありません。遺族となった場合には一般葬などであれば、会社に伝えることを考慮します。しかし、直葬や家族葬などであれば、申請者との血縁関係のみで忌引き休暇を付与することが可能です。

加えて、中小企業がほとんどだということを考えると、葬儀のスタイルを伝えるのは、会社や会社関係者としてその葬儀に対応して欲しい場合だけだといえます。葬儀のスタイルは、一般葬以外であれば会社関係の方を呼ぶことは遺族であっても珍しく、場合によってはそれを伝えることでトラブルとなることも少なくありません。

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葬儀のマナー

会社として知りたい事項は以下となります。

• 休日の日数
• 対応の必要性
• 業務への支障

会社としての対応が必要ない葬儀などであれば、会社は忌引き休暇の事務処理のみを行えば問題ないといえます。

忌引き休暇を申請する方法

忌引き休暇を申請する方法は、どのような企業であっても大きくは変化しません。しかし、必要書類は大きく異なり、どこから忌引き休暇が適用されるのかなども企業の規定によるため、よく確認する必要があります。

申請の流れ

忌引き休暇の申請の流れは以下のようになります。

1. 口頭・電話やメールなどで、忌引き休暇を取得したい旨を直属の上司に伝える
2. 必要書類を記述し、上司や関係部署に提出する
3. 忌引き休暇の取得

となります。連絡手段が多少変わったり、事務処理の順番が前後することもあるものの、大きな流れは変わりません。加えて、必要書類なども急な場合は、あとで記述することもできます。

必要書類

何か特別な書類を求められることは、ほとんどありません。企業内であれば、所定の手続きを行うためだけの申請の紙に記述する必要があるだけです。加えていえば、書類の手続きを行うだけで忌引き休暇を取得できる可能性があるものの、制度を悪用する人はほとんどいません。

しかし、学校においては訃報の知らせのはがきなどを提出する必要があります。学校などにおいても、報告の順番は変わらないものの、本当に忌引きによる休みかどうかなどを判断する必要があるためです。

ちなみに大学などによっては、証明書がなければ認めないこともあるため、事前に確認しておく必要があります。加えて、葬儀のお知らせが紙で来るとは限りません。一般葬などであれば、通夜などを開くことからある程度日数を必要とすることが予想できます。

しかし、一日葬や直葬などでは、24時間以上たてばすぐに葬儀を始めることが可能です。そのため、葬儀のお知らせが紙で来るとは限らないことに注意しましょう。

休暇日数を伝える

休暇日数に関しては、会社の規則などをよく確認しておくことで申請の際に非常にスムーズに手続きが可能となります。休暇日数を伝える必要があるのは、どのくらいの日にちその人材が会社にいないかを会社が把握するためです。

また、口頭で伝える場合わからなければ、上司に聞くことも可能であるため休暇、日数そのものを伝えることは難しくないでしょう。

忌引き休暇が会社にない・必要書類が準備できない場合

忌引き休暇の制度は法律的なものではありません。そのため、休むとすれば、他の制度を活用する必要があります。

また、必要書類を求められた場合、手元にないことも考えられます。必要書類がなかった場合、忌引き休暇が経験として扱われることもあるため、偽造などの対応が必要となるパターンもゼロではありません。

忌引き休暇が会社にない場合

制度として存在していない場合は、忌引きにより休むことはできません。仮に休む場合には、以下の方法を使用しましょう。

• 欠勤
• 有給休暇

有給休暇であれば、給料が発生したうえで葬儀のために休日を使用することが可能です。遺族となった場合、どうしても日数が必要となることもあるものの、有給休暇であれば問題なく対応できるでしょう。

欠勤に関しては、どれだけ長く勤めていたとしてもあまりいい印象を持たれることはないでしょう。正直な理由を伝えたとしても、制度として存在していないことから、給料から欠勤した金額を引かれることもあります。

突然の訃報となった場合、有給休暇か欠勤のどちらかを選択する必要があることを意識しておきましょう。

必要書類が準備出できない場合

訃報のお知らせを知らせるはがきや会葬礼状などが用意できない場合も少なくありません。どちらも、家族葬などであれば用意しないことも考えられるためです。

その場合、証明書などを偽造することも可能です。印刷会社に依頼することによって作成することができるでしょう。嘘をついて会社を休む場合などにも悪用できるものの、ほとんどの場合は、そういった書類が手元にない方が利用します。

偽造という言葉が悪いように捉えられるものの、証明書がない場合は印刷会社か葬儀会社に依頼するしかありません。事前にどのような書類が必要なのかを把握しておきましょう。